Tyto zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) Vás, subjekty údajů, jejichž osobní údaje mohou být zpracovávány, informují o tom, jaké osobní údaje, za jakým účelem a na jakém právním základě naše advokátní kancelář zpracovává, s kým je může sdílet, jak osobní údaje chrání a jaká práva máte ve vztahu ke svým osobním údajům, které zpracováváme.
Advokátní kancelář JUDr. Bc. Rudolf Kožušník, advokát, IČO 73611077, DIČ CZ 8401120486, se sídlem Šumavská 1085/12, 120 00 Praha 2 – Vinohrady a pobočkou náměstí Míru 341/15, 120 00 Praha 2 je ve vztahu k těm Vašim osobním údajům, které zpracovává, tzv. správcem osobních údajů. Kontaktní údaje správce jsou admin@esq.cz, tel. 602 175 222. Správce je obecně osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány.
Vaše osobní údaje chráníme a řídíme se při jejich zpracování právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“) a zákonem č. 110/2019 Sb., zákon o zpracování osobních údajů, v platném znění.
Osobní údaje, které zpracováváme
„Osobními údaji“ se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen „subjekt údajů“), přičemž identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
Při poskytování právních služeb, coby předmětu naší činnosti, získáváme Vaše osobní údaje, pokud nám jsou poskytnuty v rámci této naší činnosti nebo v souvislosti s ní, případně pokud jsou získány z jiných zdrojů, zejména veřejných rejstříků a jiných veřejně dostupných zdrojů, či pokud nás kontaktujete.
Takové osobní údaje zpravidla mohou zahrnovat základní identifikační údaje (např. celé jméno a příjmení, rodné číslo, číslo dokladu totožnosti apod.), adresní a kontaktní údaje (adresa pobytu, bydliště, e-mail, tel. číslo apod.), případě údaje týkajících se Vašeho zaměstnání či podnikání, osobního stavu a další osobní údaje, které nám poskytnete nebo které nám mohou být případně poskytnuty od třetích osob či které můžeme získat jiným způsobem zejména v souvislosti s poskytováním právních služeb.
V některých případech zpracováváme rovněž tzv. zvláštní kategorie osobních údajů (jinak také citlivé osobní údaje), jako jsou například údaje o zdravotním stavu.
Jakékoliv osobní údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud je to nezbytné pro naši činnost zejména z hlediska vlastního poskytování právních služeb a fungování advokátní kanceláře, plnění povinností dle právních předpisů, včetně povinnosti např. archivace či výkonu našich práv.
Poskytujete-li nám jakékoliv osobní údaje týkající se jiných osob, je Vaší povinností zajistit, že poskytnutí takových osobních údajů je v souladu s právními předpisy a že jste oprávněni nám takové osobní údaje poskytnout k tomu, abychom je pro určitý účel zpracovávali.
Účely a právní základ zpracování osobních údajů
„Zpracováním osobních údajů“ se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
Vaše osobní údaje můžeme v závislosti na okolnostech zpracovávat pro následující účely:
Osobní údaje zpracováváme pouze v potřebném rozsahu a existuje-li pro zpracování právní základ. Právním základem pro zpracování osobních údajů může být jeden nebo více z následujících důvodů:
Doba zpracování osobních údajů
Osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z příslušného smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou jsme povinni jakožto správci osobních údajů osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů (např. podle zákona o advokacii, daňových zákonů, zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu apod.).
V ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování, kterému musí být přiměřená.
V případě zpracování osobních údajů za účelem oprávněných zájmů advokátní kanceláře tyto osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytnou k uplatnění či obraně těchto oprávněných zájmů (např. po dobu běhu promlčecích lhůt).
Níže uvádíme příklad některých z archivačních lhůt, které v této souvislosti dodržujeme:
Příjemci osobních údajů
Subjekty, které s námi spolupracují a jimž předáváme osobní údaje, pečlivě vybíráme na základě záruk, kterými zabezpečí technickou a organizační ochranu námi předávaných osobních údajů. Zpracování osobních údajů pro nás mohou provádět různí zpracovatelé dle účelu stanoveného zpracování osobních údajů, a to vždy na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Takovými zpracovateli mohou být například poskytovatelé cloudových či jiných IT služeb.
Dalšími příjemci osobních údajů v rámci stanoveného účelu zpracování jsou například účetní či daňoví poradci, znalci, překladatelé, poskytovateli poštovních a kurýrních služeb apod. Dalšími příjemci jsou orgány státní správy a případně třetí osoby účastnící se soudního nebo obdobného řízení.
Poskytování některých služeb může vyžadovat, abychom osobní údaje předávali ke zpracováním mimo Českou republiku, tj. do zemí EU či do „třetích zemí“ (např. v případě potřeby využití advokátní kanceláře či znalce v dané zemi v souvislosti s poskytováním našich služeb). K předávání vždy dochází v souladu s legislativními požadavky a v každém případě je na straně příjemce zabezpečena ochrana osobních údajů.
Práva subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů
V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte obecně mj. právo požadovat od nás přístup k Vašim osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, máte právo na přenositelnost údajů a právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů. Dále máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
Upozorňujeme, že naší zákonnou prioritou je ochrana práv klienta. To znamená, že vzhledem k povinnosti mlčenlivosti, kterou jsme ze zákona vázáni, nejsme často oprávněni k tomu, abychom vyřídili či vyhověli žádostem jiných osob, než klientů, o výkon práv subjektů údajů. O skutečnosti, že Vaši žádost nejsme oprávněni vyřídit či jí vyhovět, budete po jejím případném podání z naší strany informováni.
Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 Nařízení)
Máte právo získat od nás potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, zpracováváme, a pokud ano, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům – v rozsahu povoleném právními předpisy Vám na žádost poskytneme kopii Vašich zpracovávaných osobních údajů.
Právo na opravu a výmaz (čl. 16, 17 Nařízení)
Máte právo na to, aby osobní údaje, které o Vás zpracováváme, byly přesné a aktuální, a tedy abychom opravili či doplnili nepřesné osobní údaje, které o Vás zpracováváme.
Máte právo na to, abychom vymazali Vaše osobní údaje, pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, nebo (ii) jste vznesli námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 Nařízení a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo (iii) Vaše osobní údaje byly zpracovány protiprávně, nebo (iv) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené právem Evropské Unie nebo České republiky.
Právo na omezení zpracování (čl. 18 Nařízení)
Máte právo na to, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů, v případě, že:
a) popíráte přesnost Vašich zpracovávaných osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli přesnost Vašich osobních údajů ověřit;
b) zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní, přičemž odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho omezení jejich použití;
c) Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
d) vznesli jste námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 Nařízení, a to na dobu potřebnou k ověření, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.
Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 Nařízení)
Máte právo získat osobní údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, a máte rovněž právo na to, aby takové osobní údaje byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné, pokud se zpracování provádí automatizovaně.
Právo vznést námitku (čl. 21 Nařízení)
Máte právo z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace kdykoli vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů za účelem ochrany našich oprávněných zájmů. V takovém případě Vaše osobní údaje dále nezpracováváme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
Právo podat stížnost u dozorového orgánu (čl. 77 Nařízení)
Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů či jiného příslušného dozorového orgánu, pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů je porušeno Nařízení.